La loi promulguée le 2 août 1988 définit les archives et leur champs et crée d’une part le Conseil supérieur des archives en tant que structure chargée d’arrêter la politique nationale dans le domaine des archives et d’évaluer les réalisations en la matière et d’autre part l’Etablissement des archives nationales (ci-après Etablissement) chargé d’assainir le patrimoine des archives nationales et de veiller à la conservation, à l’organisation et à l’utilisation des archives relevant des services publics.

 

La même loi fait obligation à l’Etat, aux collectivités locales et aux organismes  publics de toutes catégories, aux institutions chargées de la gestion d’un service public et aux officiers publics, de concevoir et d’appliquer un programme de gestion de leurs documents et archives.

 

Deux  plans  d’action ont été adoptés au cours de l'année 1993 comportant des mesures d’urgence pour l’apurement de la situation des documents administratifs et des archives et un programme de modernisation de la gestion des documents.

 

Les travaux de contrôle, jusqu’à fin juin 2008, ont porté sur l’évaluation des résultats de ces deux plans d’action ainsi que sur les différents aspects de la gestion des documents et des archives à travers l’évaluation des performances de l’Etablissement et de certaines autres structures publiques.

 

1-    Préalables du système de gestion des documents administratifs et des archives

            L’exécution du plan d'urgence précité s’est heurtée à un certain nombre de difficultés ayant pour cause principale le manque de ressources humaines spécialisées dans le domaine des archives.  Pour remédier à cette situation, un programme a été conçu principalement dans le but de créer des structures chargées des archives, de les pourvoir en ressources humaines et matérielles nécessaires et d’aménager des locaux fonctionnels.

 

Il a été constaté que les Ministères ont besoin de renforcer leurs  structures chargées des archives et que certains services régionaux, établissements et entreprises publics en sont totalement dépourvus.

 

S’agissant des ressources humaines et matérielles, elles demeurent en deçà des besoins, notamment au niveau des services régionaux et des établissements publics administratifs et non administratifs qui ne disposent pas d’un nombre suffisant d’agents spécialisés en matière d’archives.

 

En outre, les institutions contrôlées n’ont pas toujours réservé des espaces de travail séparés des locaux de conservation des archives. De même, les locaux destinés à la conservation de l’archive intermédiaire ne répondent pas toujours aux exigences requises en termes de fonctionnalité et d’exploitabilité.

 

2-   Exécution du programme de gestion des documents

 

Les délais fixés pour l’élaboration des calendriers de conservation et des systèmes de classification des documents n’ont pas toujours été  respectés par les parties intervenantes qui ne se sont pas conformées aux procédures réglementaires relatives aux opérations de tri, de destruction ou de transfert des documents vers les locaux de destination.

 

 C’est ainsi que plusieurs opérations de tri et de destruction de documents appartenant à des structures publiques ont enregistré des retards malgré les efforts déployés pour amener ces structures à procéder au tri des documents stockés et à mettre en œuvre un système de motivation au profit des agents chargés de telles opérations. Cette situation a engendré l’amoncellement des documents dans plusieurs locaux.

 

 Concernant le transfert de l'archive intermédiaire et définitive dans les espaces destinés à cette fin, il s’est avéré qu’un certain nombre de  services ne s’en tient  pas à  la périodicité de ces opérations en raison soit de l’inexistence d’espaces conformes aux normes de conservation des documents soit de la capacité limitée des espaces disponibles. 

 

3- Collecte, conservation et valorisation des archives

 

L’Etablissement est chargé de la collecte des archives définitives, d’assurer les conditions adéquates de leur conservation, d’y faciliter l’accès, de valoriser et d’exploiter leurs résultats. L’archive collectée, jusqu'à juin  2008, se compose essentiellement d'archives sur support en papier dont une proportion d’environ 66% remonte à la période d’avant l'indépendance. Ce fonds ne comprend aucun document audio-visuel créé ou reçu par les structures susceptibles de disposer de tels documents.

 

Pour la préservation et la conservation  des archives, l’Etablissement dispose de 48 entrepôts ; la plupart d’entre eux ne sont pas équipés en instruments de mesure de la température et de l'humidité et les conditions de conservation des archives n’y sont pas toujours conformes aux normes internationales.

 

En ce qui concerne la valorisation des stocks d’archives, celle-ci demeure toujours limitée, en dépit des initiatives d’ouverture sur l’environnement universitaire et la conclusion à cette fin d’un nombre de conventions de coopération avec des partenaires étrangers.

 

La mise en œuvre des composantes du programme national relatif à la gestion des documents et des archives demeure liée à l’importance des ressources humaines et matérielles affectées aux structures chargées des archives, à l’adhésion des structures publiques productrices de documents à l’exécution de ce programme ainsi qu’à l’affectation d'espaces appropriés pour la conservation des documents.

 

Par ailleurs, l’exécution du programme précité nécessite le parachèvement de la construction du local central de l’archive intermédiaire, son équipement et l’apurement du fonds disponible auprès de certaines structures publiques tout en veillant à la mise en place de systèmes de gestion conformes aux normes, et ce, en vue de sauvegarder cette partie du patrimoine national, d’assurer la continuité des services publics et de préserver les intérêts des citoyens.